Comment organiser un événement dans sa ville ou sa commune ?

Comment organiser un événement dans sa ville ou sa commune ?

Comment organiser un événement dans sa ville ou sa commune ?

Un événement public est une manifestation ponctuelle d’une durée limitée dans le temps.

Elle peut être de nature culturelle, sportive ou récréative, à but lucratif ou non.

Vous êtes un particulier, une association et souhaitez-vous aussi organiser un événement dans votre ville ou votre commune.

Vous avez l’idée ou le concept mais vous ne savez pas vers qui vous tourner, comment l ‘organiser, ni par où commencer ?

Sachez que la réalisation de manifestations et de fêtes dans votre ville ou commune est soumise à une réglementation spécifique.

Cette réglementation vise notamment les procédures de déclaration et /ou d’autorisation avant chaque événement.

le principal acteur de votre événement dans la réalisation et l’organisation dans votre ville

L’acteur principal dans la réalisation de votre événement reste le maire.

En tant que Maire la création d’un événement est un faire-valoir pour la collectivité.

Il permet de créer du lien entre les administrés et de la cohésion sociale.

En outre, cela montre un autre aspect de la collectivité au-delà de sa gestion administrative, en la positionnant comme acteur de la vie locale et partie prenante dans le bien-être de ses habitants.

Votre événement va en effet rassembler dans un lieu défini, voie publique ou enceinte, de nombreuses personnes ce qui présente un risque plus ou moins important.

Dans votre ville ou commune, à travers la délivrance d’autorisations nécessaires, le maire reste votre interlocuteur privilégié pour mettre en place des mesures de sécurité maximales tant pour les organisateurs que les participants pour le bon déroulement de votre événement avec l’aide de la police.

Les démarches pour organiser votre événement dans votre commune

 

Lorsque vous organisez un événement dans votre commune cela implique une occupation temporaire du domaine public.

Dans l’organisation de votre événement, vous devrez donc obligatoirement déposer en amont un dossier de demande auprès des autorités compétentes.

Vous devrez expliquer aux autorités le but de votre événement et le nombre de personnes attendues.

En tant qu’organisateur, vous devrez également souscrire un contrat d’assurance couvrant votre responsabilité civile, celle des participants et du public.

Cette assurance est obligatoire pour l’obtention d’une autorisation administrative de la part de votre commune pour l’organisation de votre événement.

L’organisation d’un ÉVÉNEMENT est corrélative au choix de votre projet et son objectif

En matière de création d’événement, une collectivité locale doit, avant toute chose, bien « penser » son projet.

Pour cela, elle doit, non seulement, définir le public qu’elle souhaite toucher, « la cible » mais également tenir compte du contexte, spécificités de son territoire, événements déjà organisés alentour et de son propre historique de manifestations diverses et variées.

En termes de cible, le choix de l’événement à organiser est fonction de l’objectif.

Toucher les familles ou les jeunes, divertir les adultes ou les plus anciens, ou bien, tout simplement, réussir à réunir tous ces publics autour de l’événement fédérateur.

Une excellente communication et implication du public, les clefs du succès !

 

Une fois la cible et la nature de l’événement déterminées, la collectivité doit se donner les moyens de le rendre incontournable.

Le succès de l’événement réside en trois points essentiels :

  • La collectivité dispose naturellement de moyens de communication :

Affichages, bulletin(s) municipaux, site internet de la mairie, mailing aux associations, etc., … C’est une force mais ce n’est pas suffisant.

Une communication médias est, en plus, nécessaire.

Monter les partenariats (échanges publicitaires) avec les radios et journaux locaux et nationaux est obligatoire pour la réussite de l’événement.

  • Impliquer la population et fédérer le public, (quelques exemples parmi d’autres, …).

Commerces : il ne faut pas se priver des forces en présence. Les commerçants sont un véhicule très utile pour relayer un événement, tracts présents dans leur boutique, places mises en vente chez eux, par eux (à tarif spécifique pour le commerçant qui les revend).

Habitants :

Tout faire afin de permettre à la population de s’approprier votre événement.

Lui donner la possibilité de participer à la programmation voire son organisation : bulletin de vote ou page à suggestions d’artistes dans le bulletin municipale, tableau à post-it dans la mairie ou dans la salle où cela aura lieu, etc, …

  • Se doter de partenaires et mécènes locaux.

Une collectivité locale ne peut en aucun cas assumer seule le montage de son événement.

Outre l’aide précieuse fournie par LABEL 2 SCENE, il faut envisager de s’associer aux acteurs de la vie locale et également leur demander leur soutien.

Les entreprises dont le siège social est sur votre territoire peuvent sponsoriser l’événement, agir en tant que mécènes ou acheter des places pour leurs comités d’entreprise.

Les hôtels, les restaurants, les loueurs de voitures sont également des partenaires avec qui il faut s’associer (en échange marchandise).

Ils permettent non seulement de communiquer, d’aider à l’organisation autrement mais également de réduire les coûts de l’événement.

Vous pouvez également créer des brochures que vous distribuerez chez les différents commerçants et collectivités locales (office du tourisme, centres culturels, associations, …) dans lequel vous proposer également des espaces publicitaires à vos différents partenaires…

La réussite de votre événement dans votre ville tient donc à une organisation adaptée à l’objectif et au public visé.

N’hésitez pas à contacter LABEL 2 SCENE, nous saurons vous conseiller et vous accompagner dans l’organisation de vos prochains événements !

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