Comment organiser un plateau d’artistes ?

Comment organiser un plateau d’artistes ?

Comment organiser un plateau d’artistes ?

Vous souhaitez organiser un plateau d’artistes mais vous ne savez pas comment vous y prendre, cet article est fait pour vous.

En effet, organiser un plateau d’artistes demande beaucoup de préparation avec des étapes essentielles pour la bonne réussite de votre manifestation artistique !

Définir à quel public s’adresse votre plateau d’artistes

Afin d’organiser au mieux votre plateau d’artistes, il vous faut préalablement définir le public cible auquel s’adresse votre manifestation artistique.

Pour cela vous devez choisir si vous souhaitez faire un plateau artistique avec différents styles artistiques (humour, chanteur, danseurs,…) ou bien un plateau multi artistes dans la même catégorie comme par exemple un plateau artistique avec plusieurs chanteurs.

Vous devez également définir le thème artistique de événement, par exemple pour une soirée sur le thème des années 2000  choisir un plateau multi artistes avec des chanteurs qui ont fait des tubes dans ces années là pour une soirée festive.

Enfin, la réussite de votre organisation, vous demande également de penser au nombre de personnes que votre manifestation artistique pourra accueillir ainsi que sa fréquentation.

Choisir les artistes pour votre plateau artistique ?

Il vous faut maintenant choisir les artistes ou groupes qui vont participer à votre plateau d’ artistes.

Vous pouvez alors solliciter soit des artistes bénévoles, on parle alors de spectacle amateur, soit faire appel à des artistes professionnels donc rémunérés.

Dans le cas d’artistes de notoriété, vous devrez vous adresser à leur agent ou à leur producteur qui gère leurs plannings ainsi que leurs contrats.

Attention ! en fonction de leur actualité, tous n’accepteront pas de faire de plateau d’artistes.

La complexité va résider à trouver une date de disponibilité commune à chacun des artistes qui compose votre plateau.

La pluralité des artistes va également complexifier votre organisation.

En effet, vous devrez faire un contrat avec chaque artiste ou son représentant.

Chacun d’entre eux vient avec son équipe (généralement une personne de sa production, son régisseur, musiciens, décors ,…)

Il vous faut également intégrer dans votre organisation toute la partie technique de votre plateau d’artistes.

Chacun des artistes a bien sur sa propre fiche technique qu’il faut respecter, elle fait partie intégrante du contrat.

Sur cette fiche technique figure les besoins en son et lumière, les demandes concernant les loges (parfois cela figure dans un autre document appelé fiche d’accueil ou d’hospitalité), les besoins en déplacement, catering, restauration, hébergement.

Soyez vigilant ! En effet, le non-respect d’une des clauses de cette dernière peux entraîner l’annulation pure et simple de la venue de l’artiste.

ORGANISER VOTRE PLATEAU ARTISTIQUE

Ça y est, vous avez choisi vos artistes !

Il vous faut maintenant organiser votre plateau.

Dans quel ordre allez-vous organiser le passage des artistes ?

Avez-vous besoin de faire des changements techniques sur la scène comme par exemple, enlever ou ajouter des instruments ?

Si c’est le cas, il vous faut gérer le passage d’un artiste à l’autre sur votre plateau peut être en prévoyant un présentateur et/ou animateur.

Vous pouvez également, selon les spectacles, monter la technique du premier artiste sur des praticables, beaucoup plus rapides à enlever.

Quoi qu’il en soit un régisseur technique général est indispensable dans votre organisation pour recenser et organiser les besoins du passage de chaque artiste.

A chacun son métier !

De la même façon, le jour de votre plateau d’artiste vous devez penser à organiser un temps pour effectuer les « balances » des artistes qui peux être plus ou moins loin selon le nombre de passages artistiques prévus.

 

Où organiser votre plateau d’artistes ?

Vous devez maintenant trouver le lieu où se déroulera votre manifestation artistique.

En fonction du nombre de personne attendues et du public cible, de nombreuses possibilités s’offrent à vous : salle polyvalente, salle de concert, espace public, plein air, etc.

Assurez-vous ensuite de choisir un endroit adapté à la nature de votre manifestation artistique ainsi qu’à la saison.

Dans tous les cas, il est primordial de vérifier que le lieu où se tiendra votre manifestation artistique respecte les normes en vigueur en matière d’accessibilité, de sécurité et d’accueil du public.

Définir le budget pour l’organisation de votre spectacle ou concert

Toute organisation d’événement demande la prévision d’un budget.

Location du lieu, matériel technique, rémunération des artistes, l’embauche de tiers et autres intermittents, déplacements, restaurations, hébergements, assurances, sécurité, publicité ,…,paiement des droits et taxes….

N’oubliez rien dans votre budget pour l’organisation de votre plateau d’artistes, surtout pas les petits détails qui mis bout à bout peuvent coûter cher!

 

Des formalités administratives obligatoires pour l’organisation de votre manifestation artistique

L’organisation d’un spectacle est soumise à des obligations légales.

Elles différent selon si vous êtes employeur occasionnel (6 représentations par an) ou si vous détenez une licence d’entrepreneur de spectacle.

Vous devez ainsi procéder à la réalisation de démarches administratives.

Rapprochez-vous de la mairie où se déroulera votre événement pour connaitre les différentes déclarations à faire.

Souscrire une assurance pour couvrir l’organisation de votre manifestation artistique

Que ce soit pour le montage au démontage des installations, il est indispensable de couvrir les personnes, les biens et les locaux contre les éventuels dommages qui peuvent survenir avant, pendant et après le spectacle ou le concert.

Prévoyez également un service de sécurité et de secours : indispensable voire obligatoire pour l’organisation de votre spectacle.

 

Communiquer sur votre plateau d’artistes

La communication tient une place importante dans l’organisation de n’importe quel événement. Il en va de sa réussite.

Vous devrez cependant obtenir l’accord des producteurs ou agent de chaque artiste avant de mettre en ligne les différents visuels choisis ou créés par votre graphiste sur vos supports de communication.

Les différents supports de communication pour promouvoir votre plateau d’artistes

La billetterie

La billetterie est la première vitrine d’une manifestation artistique.

De plus, elle facilite la gestion de la vente des places ou des préventes tout en faisant connaitre les artistes qui vont participer à l’événement. En effet, ce support de communication permet de donner les informations utiles sur le spectacle ou le concert : date, heure, lieu de déroulement, prix d’entrée de la manifestation, nom, logo et coordonnées de la structure organisatrice et éventuellement nom et le logo des parrains ou sponsors.

Les réseaux sociaux

Ils sont à privilégier pour faire la promotion de votre plateau d’artistes.

Les réseaux sociaux sont en effet incontournables pour lui donner de la visibilité.

Ils vous permettent de communiquer le plus possible sur votre manifestation artistique.

Informations pratiques, présentation des artistes, interviews, extraits de répétitions, photos de la salle…, pensez à intégrer le lien de la billetterie sur votre page !

Les supports de communication dits classiques 

Affiches, flyers, plaquettes, plaquette, spots radios, …, les supports de communication classiques ne sont pas également à négliger pour promouvoir votre spectacle ou concert.

Comme vous le voyez, de nombreuses démarches sont nécessaires pour l’organisation d’un plateau d’artistes. 

L ‘une d’entre elle reste cependant beaucoup plus simple… faire appel à un professionnel du spectacle !

 

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