Comment organiser et produire un spectacle vivant ?

Comment organiser et produire un spectacle vivant ?

Comment organiser et produire un spectacle vivant ?

Vous êtes un particulier, une association et vous souhaitez-vous organiser un spectacle vivant.

Sachez que l’organisation d’un spectacle vivant n’est pas une tâche de tout repos et demande quelques prérequis.

En effet, l’organisateur, producteur du spectacle vivant doit passer par plusieurs étapes essentielles et des démarches incontournables.

Dans un premier temps, en tant qu’organisateur de l’événement, vous devez bien respecter les règles de sécurité et d’accueil du public mais également obtenir les autorisations nécessaires. Il vous faudra également souscrire une assurance.

Lors de vos préparatifs d’organisation la communication et la billetterie sont également des éléments indispensables pour garantir le succès de votre manifestation artistique.

Enfin, en tant qu’organisateur et producteur, vous devrez assurer une bonne gestion du timing, du staff, artistes et prestataires.

L’organisation et la production d’un spectacle vivant est corrélative au choix de votre projet et de votre objectif.

En matière de création d’événement, l’organisateur doit, avant toute chose, bien « penser » son projet.

Pour cela, vous devez définir votre public cible et également tenir compte du contexte.

Définir votre public cible

En effet, il convient avant toute chose de définir le public que vous souhaitez cibler par le choix du spectacle vivant proposé.

Votre manifestation culturelle s’adresse t’elle à un public plutôt jeune, âgé, familiale ? Pensez que, les autorisations, les modalités d’organisation, l’encadrement de votre spectacle, le choix des artistes… diffèrent selon si votre spectacle vivant s’adresse à un  public mineur ou majeur.

Vous devez également penser au nombre de personnes que cette manifestation artistique pourrait accueillir et vos perspectives en ce qui concerne sa fréquentation.

Déterminer le lieu où organiser votre spectacle vivant

La prochaine étape consiste à trouver le cadre où se déroulera votre manifestation artistique.

De nombreuses possibilités s’offrent en plus à vous : salle polyvalente, salle de concert, espace public, rue, etc.

Le principal étant de vous assurer en tant qu’organisateur producteur de choisir un endroit adapté à la nature de votre spectacle et qui respecte les normes en vigueur, notamment en matière d’accessibilité, de sécurité et d’accueil du public.

Choisir les artistes de votre spectacle vivant

Prochaine étape : choisir les artistes ou groupes qui vont composer votre spectacle vivant.

Que ce soit de la musique, du théâtre, de la danse, …, l’organisateur producteur de l’événement a deux options.

Soit il a recours à des artistes bénévoles, soit il sollicite les services d’artistes rémunérés :

  • D’une part, si l’organisateur fait intervenir des artistes bénévoles, nous parlons alors de spectacle amateur. Dans ce cas, il doit obéir aux dispositions de la loi du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine qui réglemente ce type de manifestation artistique.
  • D’autre part, l’organisateur a recourt à des artistes rémunérés, et cela, que ce soit de façon régulière ou bien occasionnelle. En tout cas, il doit conclure un contrat de travail en bonne et due forme avec eux ou leurs représentants (agents, producteurs) et effectuer les démarches indispensables pour leur embauche auprès de l’URSSAF ou du GUSO.

La production d’un spectacle vivant : Définir votre budget

Bien évidemment, en tant qu’organisateur et producteur d’un spectacle vivant, vous ne devez pas oublier de définir votre budget.

Que ce soit l’acquisition ou la location des matériels audiovisuels, la réservation de la salle de spectacle, la rémunération des artistes, du staff, le paiement des droits et taxes, assurances, communication, …, il ne faut rien oublier !

Prévoyez également une marge pour les imprévus.

Faites ensuite une balance entre votre prévisionnel de charges et celui de vos entrées.

Réaliser les formalités administratives obligatoires

L’organisation d’un spectacle vivant est soumise à des obligations légales.

L’organisateur doit en effet procéder à la réalisation de plusieurs démarches administratives.

Effectuer les formalités déclaratives nécessaires

La loi permet d’organiser une manifestation artistique sans disposer d’une licence d’entrepreneur de spectacle si l’organisateur se limite à 6 représentations par an.

L’organisateur doit toutefois faire une déclaration de spectacles occasionnels auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) de sa région. À adresser un mois avant le spectacle ou le concert, cette déclaration doit faire mention des informations suivantes :

  • La nature, le nombre, la durée et la date de la manifestation
  • Le nombre de salariés engagés
  • L’enseigne, le nom (dénomination sociale), l’adresse (siège social) et la forme juridique de l’exploitant du lieu de représentation du spectacle et du producteur (diffuseur)

Sachez que pour une manifestation artistique qui compte plus de 1 500 participants (y compris le staff), l’organisateur a l’obligation de réaliser une déclaration auprès de la mairie ou de la préfecture qui doit être transmise au plus tard un mois avant l’évènement (ou un an au plus tôt).

Il en est de même pour l’organisation d’un spectacle vivant sur la voie publique.

Il vous faut demander les autorisations requises auprès de l’autorité compétente

Si vous souhaitez organiser et ou produire le spectacle vivant dans un espace public et en réserver l’usage exclusif, vous devrez demander une autorisation à la municipalité deux mois avant la date de votre manifestation culturelle.

 

Souscrire une assurance

En effet, du montage au démontage des installations, il est indispensable pour l’organisateur de l’événement de couvrir les personnes, les biens et les locaux contre les éventuels dommages qui peuvent survenir avant, pendant et après le spectacle ou le concert.

Votre police d’assurance doit comporter :

  • Une assurance responsabilité civile (RC) pour couvrir l’organisateur en cas de dommages causés à un tiers ou à un membre de l’association
  • Une garantie accident pour indemniser les membres, dirigeants et bénévoles de l’organisme victimes d’un dommage corporel
  • Une assurance tous risques matériels

Une garantie annulation en cas d’annulation de la manifestation artistique en raison d’une grève ou d’une intempérie

Prévoir un service de sécurité

En effet, l’organisateur de spectacle vivant doit prendre toutes les mesures qui s’imposent pour assurer la sécurité de son événement culturel, surtout si celui-ci réunit plus de 1 500 personnes.

Vous devez alors prévoir un service d’ordre, dont la mise en place doit faire l’objet d’une déclaration à la mairie ou à la préfecture un mois avant la date de votre spectacle.

La billetterie de votre manifestation culturelle

La billetterie est la première vitrine de votre manifestation artistique. Elle facilite la gestion de la vente des places ou des préventes tout en faisant connaitre votre spectacle vivant. Ce support de communication permet en effet de donner les informations utiles sur votre spectacle.

À savoir la date, l’heure et le lieu de déroulement, le prix d’entrée de la manifestation, le nom, le logo et les coordonnées de votre organisation.

Sans oublier si tel est le cas le nom et le logo des parrains ou sponsors.

Communiquer sur votre spectacle

Pour assurer la réussite de sa manifestation artistique, l’organisateur ne doit en aucune manière négliger la communication. En effet, cet élément tient une place importante dans l’organisation de toute manifestation culturelle.

D’ailleurs, pour promouvoir efficacement votre spectacle, il existe de nombreux supports.

Presse, affiches, flyers, plaquettes, spots radios…, les supports de communication dits classiques.

Les réseaux sociaux restent les canaux de communication à privilégier pour faire la promotion de votre spectacle et donner de la visibilité à votre événement.

Informations pratiques, présentation des artistes, interviews, extraits de répétitions, photos de la salle…, communiquez le plus possible sur votre manifestation artistique sans oublier   d’intégrer le lien de la billetterie sur votre page.

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