Comment organiser un spectacle ou un concert ?

Comment organiser un spectacle ou un concert ?

Comment organiser un spectacle ou un concert ?

Bien qu’il soit souhaitable de faire appel à un professionnel appelé « entrepreneur de spectacle », vous pouvez tout à fait, en tant que particulier ou association loi 1901 organiser un spectacle ou un concert.

Il vous faut cependant savoir qu’organiser un spectacle ou un concert demande beaucoup de préparatifs à travers de nombreuses tâches à accomplir, toutes des étapes essentielles pour la bonne réussite de votre manifestation artistique !

Choisir le public cible de votre spectacle ou concert

Qui souhaitez -vous toucher par l’organisation de ce spectacle ou concert ?

 En effet, avant toute chose, il vous faut définir le public cible de votre spectacle ou concert. Votre événement s’adresse -t-il à un public plutôt âgé, jeune, familiale, … ?

Pour une bonne organisation, vous devez également penser au nombre de personnes que votre manifestation artistique pourrait accueillir ainsi que sa fréquentation.

Choisir le lieu où organiser votre spectacle ou votre concert

 

C’est fait, vous avez défini votre public cible.

Vous devez maintenant trouver le lieu où se déroulera votre manifestation artistique.

De nombreuses possibilités s’offrent à vous : salle polyvalente, salle de concert, espace public, plein air, etc.

Vous devez ensuite vous assurer de choisir un endroit adapté à la nature de l’événement ainsi qu’à la saison. En effet, une salle peut être plus approprié qu’un plein air et vice versa.

De la même façon, pour une bonne organisation, il vous faut choisir un espace en fonction de votre objectif de fréquentation et l’ampleur de votre spectacle ou concert.

Dans tous les cas, il est primordial de vérifier que le lieu où se tiendra votre manifestation artistique respecte les normes en vigueur en matière d’accessibilité, de sécurité et d’accueil du public.

Choisir les artistes pour votre spectacle ou concert ?

Maintenant que vous avez défini votre public cible, estimé le nombre de spectateurs et trouvé le lieu, il vous faut choisir les artistes ou groupes qui vont participer à votre événement. Vous pouvez alors solliciter soit des artistes bénévoles, on parle alors de spectacle amateur, soit faire appel à des artistes professionnels donc rémunérés.

Pour ces derniers vous devrez les embaucher par un contrat de travail en bonne et due forme et effectuer les démarches obligatoires pour leur embauche auprès du GUSO.

Dans le cas d’artistes de notoriété, vous devrez vous adresser à leur agent ou à leur producteur qui gèrent leurs plannings ainsi que leur contrat.

Il vous faut également intégrer dans votre organisation toute la partie technique du spectacle ou concert que vous aurez choisi ainsi que la prise en charge des hébergements, restaurations et déplacements des artistes.

Définir le budget pour l’organisation de votre spectacle ou concert

Toute organisation d’événement demande la définition d’un budget.

De la location du lieu à l’acquisition ou la location du matériel technique, en passant la rémunération des artistes, l’embauche de tiers et autres intermittents, déplacements, restaurations , hébergements, assurances, sécurité, publicité,…, paiement des droits et taxes.

Il ne faut rien oublier dans votre organisation surtout pas les petits détails !

Afin de soulager votre budget, n’hésitez pas à vous informer sur les subventions possibles en fonction de votre événement ainsi qu’à effectuer la recherche de mécénats ou sponsors.

Des formalités administratives obligatoires pour l’organisation de votre manifestation artistique

L’organisation d’un spectacle ou d’un concert est soumise à certaines obligations légales.

Vous devez ainsi procéder à la réalisation de plusieurs démarches administratives.

Effectuer les formalités déclaratives nécessaires
En principe, la loi permet à un particulier ou à une association loi 1901 d’organiser une manifestation artistique même si elle ne dispose pas d’une licence d’entrepreneur de spectacle.

Attention cela est valable pour 6 représentations par an seulement !

Pour cela, vous devez  faire une déclaration de spectacles occasionnels auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) de sa région qui doit être adressée un mois avant le spectacle ou le concert.

Si votre événement compte plus de 1 500 participants (y compris le staff), vous avez aussi l’obligation en tant qu’organisateur de réaliser une déclaration auprès de la mairie ou de la préfecture.

Il en va de même pour l’organisation d’une manifestation sur la voie publique.

Souscrire une assurance pour couvrir l’organisation de votre manifestation artistique

Que ce soit pour le montage au démontage des installations, il est indispensable de couvrir les personnes, les biens et les locaux contre les éventuels dommages qui peuvent survenir avant, pendant et après le spectacle ou le concert.

Prévoir un service de sécurité et de secours : indispensable voire obligatoire pour votre organisation de spectacle

En effet, un organisateur de spectacle doit prendre toutes les mesures qui nécessaires pour assurer la sécurité de l’événement qu’il organise.

Si celui-ci réunit plus de 1 500 personnes, vous devez prévoir un service d’ordre.

Sa mise en place doit faire l’objet d’une déclaration à la mairie ou à la préfecture un mois avant la date du spectacle ou du concert.

Le service de secours n’est pas obligatoire pour les événements de petite ampleur.

Pour les grands spectacles et concerts, il est impératif de faire intervenir les secouristes, les pompiers ou l’antenne locale de la Croix-Rouge. afin de garantir la sécurité des visiteurs et des membres du staff.

Communiquer sur son spectacle ou son concert

La communication tient une place importante dans l’organisation de n’importe quel événement. Il en va de sa réussite.

Afin de promouvoir efficacement le spectacle ou le concert, il existe de nombreux supports.

La billetterie

La billetterie est la première vitrine d’une manifestation artistique.

De plus, elle facilite la gestion de la vente des places ou des préventes tout en faisant connaitre les artistes qui vont participer à l’événement.

En effet, ce support de communication permet de donner les informations utiles sur le spectacle ou le concert : date, heure, lieu de déroulement, prix d’entrée de la manifestation, nom, logo et coordonnées de la structure organisatrice et éventuellement nom et le logo des parrains ou sponsors

Les réseaux sociaux

Ils sont à privilégier pour faire la promotion de votre événement artistique.

Les réseaux sociaux sont en effet incontournables pour lui donner de la visibilité.

Ils vous permettent de communiquer le plus possible sur votre spectacle ou concert : Informations pratiques, présentation des artistes, interviews, extraits de répétitions, photos de la salle…, pensez à intégrer le lien de la billetterie sur votre page !

Les supports de communication dits classiques 

Affiches, flyers, plaquettes, plaquette, spots radios, …, les supports de communication classiques ne sont pas également à négliger pour promouvoir votre spectacle ou concert.

Comme vous avez pu le voir, de nombreuses démarches sont nécessaires pour l’organisation d’un spectacle ou d’un concert.

L’une d’entre elle reste cependant beaucoup plus simple… faire appel à un professionnel du spectacle !

Selon vos besoins il saura vous guider ou se substituer à vous pour une organisation réussie !

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