Comment organiser un Festival ? Nos Conseils !

Comment organiser un Festival ? Nos Conseils !

Comment organiser un Festival ? Nos Conseils !

Aujourd’hui, Il existe de nombreux festivals en France.

Vous aussi, vous souhaitez organiser le vôtre mais vous ne savez pas comment vous y prendre et par où commencer ? Découvrez nos conseils dans cet article !

Programmation, budget, financement, formalités administratives, communication, billetterie, sécurité autant de postes à organiser pour un Festival réussi !

Le choix du thème de votre Festival

Il vous faut dans un premier temps déterminer l’objectif de votre festival ainsi que le public que vous visez. En fonction de cette analyse vous pourrez déterminer si vous vous orientez vers un festival de musique, humour, théâtre, ou autre…

Quel type de festival souhaitez-vous organiser ? Pourquoi voulez-vous organiser un festival ?

Ensuite, vous devez définir les lieux dans lequel les artistes vont être programmés.

Un lieu unique, intérieur, extérieur, mixte, quelle jauge de spectateurs ? En effet, cela est d’une grande importance pour pouvoir ensuite choisir votre programmation.

Autre question à vous poser : pendant combien de jours se déroulera votre festival ?

Et enfin, le nerf de la guerre, quel budget pour votre festival ?

Budget et financement d’un Festival

Il est en effet indispensable que vous établissiez un budget prévisionnel pour l’organisation de votre festival en détaillant tous les postes.

En plus de la billetterie et éventuellement de revenus annexes tels que la consommation d’aliments et de boissons, il existe des subventions pour l’organisation d’un festival qui peuvent vous soutenir dans votre financement.

N’hésitez pas à solliciter la mairie, le département, la région ou même le ministère de la culture pour vous aider.

Vous pouvez également solliciter des partenaires locaux tels que des entreprises implantées dans votre région et/ou des institutionnels selon votre orientation de programmation comme la Sacem, la Sacd, etc,…

Le choix de votre programmation artistique pour votre festival

Le choix de votre programmation devra être déterminée, en fonction, bien sûr, du choix de l’orientation artistique de votre festival mais également par votre budget et les lieux de représentations.

Bien évidemment, plus vous aurez des artistes de notoriété, plus votre festival aura du succès et plus l’organisation devra être minutieuse.

Vous devrez également prendre en compte la difficulté de la mise en place des fiches techniques de chaque spectacle.

Confier votre programmation à un professionnel du spectacle vous déchargera des formalités techniques, administratives liées à l’engagement des artistes et pourquoi pas de l’organisation du festival dans sa globalité.

De plus il saura vous conseiller et vous orienter en fonction de l’actualité des artistes.

Mise en place de votre organisation

Vous devrez vous y prendre plusieurs mois à l’avance voire une année pour l’organisation de votre festival. En effet, de nombreux artistes doivent être booké bien en amont.

Tous les postes et les budgets doivent être détaillés très précisément : Billetterie, sécurité, réception des artistes, technique, hébergement, restauration, nettoyage…

Vous entourez d’une équipe solide, volontaire et efficace est une nécessité afin de pourvoir tous ces postes et fonctions.

Ils devront être impliqués dès la préparation de votre Festival et rester jusqu’à l’après Festival lors du bilan.

Concernant la sécurité, en fonction de l’importance de votre événement, il fort probable que vous deviez solliciter une entreprise spécialisée.

Selon le nombre de spectateurs et les lieux, la présence de la gendarmerie, pompiers ou croix rouge peut être également nécessaire voire obligatoire.

La billetterie du Festival

Votre organisation doit penser à mettre en place votre billetterie.

Vous pouvez le faire par l’intermédiaire de deux canaux.

Une billetterie en ligne et une billetterie sur place.

Par la mise en place à une plateforme en ligne, vous pourrez suivre en temps réel l’état de vos ventes.

La communication de votre festival

La communication et la promotion de votre festival sont très importantes.

Quelle image souhaitez-vous véhiculer, auprès de qui allez -vous communiquer ?

Il est très important que vous sachiez créer l’identité visuelle de votre festival visuelle ainsi qu’une charte graphique. Votre festival doit en effet être facilement identifiable visuellement.

Vous devez ensuite établir un plan de communication et promotion qui doit comprendre différents médias : Campagnes d’affichage, Flyers, spots radios, réseaux sociaux, …

N’hésitez pas à vous entourer d’un Community Manager professionnel pour la communication sur ces derniers.

De la même façon, pensez à engager un attaché de presse pour promouvoir votre Festival auprès des médias et faire venir un maximum de public.

Pourquoi ne pas également organiser des jeux concours pour faire gagner des places ?…

Sachez- vous démarquer et vous faire remarquer par des actions commerciales audacieuses !

Le bilan de votre Festival

Votre festival est fini, tout n’est pas terminé, c’est l’heure du bilan !

Il y a tout d’abord tout le travail de nettoyage à faire ou faire faire et surtout connaitre les retombées financières de votre festival.

Vous allez devoir reprendre tous les postes l’un après l’autre avec chacun des collaborateurs.

Cela vous permettra d’analyser les points forts et les points faibles de vos prestations et de votre organisation et préparer au mieux votre prochain Festival.

 

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