A qui s’adresser pour organiser un festival ?

A qui s’adresser pour organiser un festival ?

A qui s’adresser pour organiser un festival ?

Les contacts juridiques

La mise en place d’un spectacle événement nécessite un statut juridique et donc il va falloir s’adresser à l’autorité compétente (préfecture). La façon la plus simple pour acquérir un statut juridique permettant d’organiser un festival est de créer une association. Le statut vous permettra de créer un compte bancaire, de signer des contrats avec les artistes et de souscrire à une assurance.

Avoir un statut juridique permet également d’obtenir de la confiance et de la crédibilité auprès des sponsors, des médias et des différents interlocuteurs avec votre événement.

Si vous organisez votre festival dans un espace public, une autorisation administrative est nécessaire. L’association doit dès lors en faire la demande auprès du maire ou du préfet de police (pour les organismes domiciliés à Paris, Lyon et Marseille).

Cette demande doit indiquer entre autres :

  • L’identité de l’organisateur,
  • La date et les horaires de début et de fin du festival,
  • Le lieu de déroulement de la manifestation,
  • Les sonorisations prévues,

Il faudra également penser à obtenir une autorisation pour l’exercice de votre festival.

Ces dernières s’octroient auprès de la mairie et vous permettront d’accueillir le public sur les lieux du festival.

Suivant les circonstances, d’autres autorisations sont requises.

Ainsi, pour l’installation d’une buvette ou d’un bar, vous avez besoin d’une licence de débit de boissons.

Pour l’obtenir, il faut faire votre demande en mairie au moins 15 jours avant le festival.

De plus, vous devez respecter la réglementation applicable aux débits de boissons en matière d’affichage, d’étalage, d’hygiène et de sécurité. Le respect des règles d’hygiène alimentaire est aussi à ne pas négliger.

Vous allez aussi devoir vous adresser à la SACEM (La Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) si une diffusion ou une interprétation des œuvres musicale est prévue lors de l’événement. Sans oublier le paiement des droits de diffusion y afférents.

Cela s’applique également en cas d’utilisation en public d’œuvres figurant dans le répertoire de la Société des auteurs et compositeurs dramatiques (SACD).

Les contacts pour l’organisation

Il faut monter une équipe pour l’organisation de votre événement.

Vous prouvez vous adresser à d’autre associations pour Co-organiser l’événement,

Il va falloir trouver des bénévoles permettant d’avoir une main-d’œuvre gratuite.

Ils seront plus motivés, plus impliqués dans leurs tâches, et plus efficaces le jour J de l’événement.

Il vous faudra vous adresser à un graphiste pour établir une charte graphique. Vous devez avoir une identité pour que les participants vous reconnaissent et vous repèrent facilement.

Avec cette charte graphique il sera possible d’utiliser les supports de communication classiques : la presse, les affiches, Flyers, plaquettes, banderoles, prospectus, etc.

Il sera possible aussi grâce a votre charte graphique d’utiliser les canaux de communication en ligne : les réseaux sociaux (Facebook, Twitter…), le site internet de l’association, les newsletters, campagnes e-mailing…

Vous pouvez vous adresser à un attaché de presse vous permettant d’avoir un maximum de visibilité pour ramener plus de public.

La communication est un élément important pour vous faire connaitre !

Pour gagner de la visibilité sans vous adressez à un attaché de presse vous pouvez aussi vous adresser a des radios locales ou à des cinémas locales pour y diffuser des publicités pour votre festival.

Vous allez devoir vous adresser à des intervenants (artistes, spécialistes), vous n’avez qu’à vous baser sur thème pour lequel vous avez opté en amont.

Dès lors, si vous envisagez d’embaucher des artistes rémunérés, il est fortement conseillé de miser sur des intervenants renommés.

Si vous vous êtes adressé à des artistes rémunérés, il ne faut en aucune façon oublier de conclure un contrat d’engagement avec eux.

Le mieux étant de vous adresser à une société de production qui saura vous épauler pour la programmation artistique et logistique.

Contact de sécurité

Bien entendu, l’organisateur doit assurer la sécurité du festival et prendre toutes les mesures indispensables pour limiter les risques d’accidents.

Vous devez vous adresser à des équipes de secours pour tout mettre en œuvre pour respecter et faire respecter les règles de sécurité en vigueur.

Cela non seulement par les festivaliers, mais également par les membres du staff.

Antenne locale de la Croix-Rouge, secouristes, pompiers, volontaires…, le choix vous appartient pour la composition de ce dispositif de secours.

En tant que principal responsable et organisateur du festival vous allez devoir vous adresser à des assurances car selon la loi 1901 se doit de souscrire une assurance qui couvre sa responsabilité civile. Toutefois, il ne faut pas uniquement tenir compte de la dimension humaine.

Il importe aussi de considérer la dimension matérielle de l’événement.

Autrement dit, vous devez ajouter des garanties qui pourront couvrir les matériels utilisés et le lieu de déroulement de la manifestation. Assurance annulation, grève, intempéries…, certaines garanties peuvent bien sûr être ajoutées selon vos besoins.

Pour cela, elle doit, non seulement, définir le public qu’elle souhaite toucher, « la cible » mais également tenir compte du contexte, spécificités de son territoire, événements déjà organisés alentour et de son propre historique de manifestations diverses et variées.

En termes de cible, le choix de l’événement à organiser est fonction de l’objectif.

Toucher les familles ou les jeunes, divertir les adultes ou les plus anciens, ou bien, tout simplement, réussir à réunir tous ces publics autour de l’événement fédérateur.

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